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工作中，经常会遇到需要用Excel处理的数据是存放在非Excel格式文件（比如文本文件等）中的情况，这时如果用手工方式来采集这些数据的话，实际费时又费力的。实际上，我们可以利用Excel软件的外部数据输入导入功能来迅速导入这些数据，从而极大的提高我们的工作效率。
下面我们以文本文件为例来介绍如何使用Excel的数据导入功能。假设我们有一个存放班级成员信息的文本文件，其内容如图1所示：
图1
选择“数据”菜单，依次点击“导入外部数据”→“导入数据”菜单选项。这时都会出现一个选择数据源的窗口，在该窗口中找到数据源，然后直接双击它即可。这是后会有一个文本导入向导一步一步帮我们把数据导入到表格中。如图2所示：
图2
在这里选择默认设置，然后单击“下一步”，进入导入向导第二步，如图3所示：
图3
在这一步我们可以选择不同的分隔符，并能实时预览分隔效果。因为我们的文本文件是空格键来分列的，所以选择空格作为我们的分隔符号。单击“下一步”按钮，出现如图4所示的画面：
图4
单击“完成”按钮，并在随后出现的导入数据对话框中单击“确定”即成功导入学生的信息。图5就是我们想要的Excel数据表。
图5
当然我们可以跳过某些数据，只要选中某一数据列并选中“不导入此列（跳过）”项即可。利用外部数据导入Excel表格的方法，还可以导入其他格式的文件。就Excel 2003来说，它不仅能够导入文本数据，还能导入Access数据，HTML表格数据，甚至能导入业务系统中的XML数据。充分利用这一功能，能避免重复录入工作，有效提供工作效率。
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