千招百式 让Excel用得更好(1)

　　图2

3) 等所有的数据输入完毕后，您就可以直接在图2成组工作表的标签上点击右键，选择“取消成组工作表”命令，这时您就会惊奇地发现，刚才组合为一组的Sheet1、Sheet3、Sheet4这三份工作表中的数据已经完全一样了。怎么样，方便吧！

　　【小提示】 成组工作表之间的自动复制是基于行号列号来定位的，因此，无论其他同组工作表中当前单元格是多少，都不会影响到成组表之间数据的准确定位。换句话说，就是当您在其中一个表的C7单元格中输入一个数字“1”以后，其余的成组工作表都会在自己的C7单元格中显示“1”

　　2. 一个单元格内输入多行数据

　　【问 题】 有的时候，我们需要录入的内容很长，希望能够在同一个单元格内多行录入，可Excel的单元格不同于word，既没有换行的命令，也不能直接用回车键换行，这又该怎么办呢？

　　【小 飞】 呵呵，其实Excel本身是支持用户在一个单元格内输入多行数据的，只不过输入方法与平时用法略有不同罢了。

　　【方 法】

　　1) 首先选中一个单元格，开始输入文字

　　2) 当输入到需要换行的位置时，按动Alt + Enter（回车）键，此时您就会发现光标已经自动在格内换了一行了，然后继续录入剩下的文字就可以了，呵呵，就这么简单。如图3所示就是最终效果图

　　

　　图3

　　3. 财务报表不马虎，轻松实现语音校对

　　【问 题】 Excel作为一款强大的电子表格软件，自然特别受到财务人员的青睐了，好多财务报表其实就是Excel制成的。但百密总有一疏，谁也不敢保证自己在录入庞大的数据报表时不会出现一点错误，要是自己录入时身边能有个助手帮着自己进行校验，那该有多好呀，可这样的“美事”又怎么可能呢？

　　【小 飞】 其实，Excel还真就给大家提供了这样一位好“助手”，那就是它的语音校对功能，启动以后，您既可以选择在报表输入完成时一次性朗读校对，也可以让Excel在您每输入完一个单元格后就朗读出来，非常实用。相信用过之后您就一定会喜欢它的

　　【方 法】

　　1) 点击“工具”菜单→“语音→显示‘文本到语音’工具栏”命令，调出语音工具栏

　　2) 如图4所示就是该工具栏上各个按钮的说明

　　

　　图4

　3) 使用时，只需将要校对的区域用鼠标选中，然后再点击相应的功能按钮就可以了。值得称赞的是，Excel的这个朗读功能智能化程度很高，比如它在朗读的过程中如果遇到了标点符号，会自动停顿一下，使得我们听上去更加自然。

　　【小提示】 有些朋友在第一次使用语音朗读功能时，会发现Excel读出的全都是英文，这又是怎么回事呢？原来这是Windows XP的默认语音引擎捣的鬼。要解决它也很简单，只要点击“开始”菜单→“设置→控制面板”菜单项，然后再双击其中的“语音”图标，将“语音选择”中默认的“Microsoft Sam”引擎改为“Microsoft Simplified Chinese”就可以了。如图5所示

　　

　　图5

　　4. 长报表如何固定表头显示

　　【问 题】 平时我们经常会遇到一些长报表的显示问题，这些表格一般都拥有几十、上百条记录，显示时一屏肯定放不完，这时就出现了一个问题，当我们将报表向下拖动时，就无法再看到表格的标题栏了，如果赶上表格里的数据都是数字代码的话可就“抓瞎”了，根本搞不清它们究竟代表什么含义了。如图6所示

　　

　　图6

　　【小 飞】 其实要处理这个问题倒也不难，Excel为我们提供了一个窗口拆分冻结功能，可以允许我们将标题栏“冻结”在窗口的最上方，这样任凭我们再怎么滚屏、翻页也不会出现如图6那样看不到标题行的情况了。

　　【方 法】

　　1) 点击“窗口”菜单→“拆分”命令，Excel的画面会被两个分割线分成四部分。如图7所示

　　

　　图7

　2) 用鼠标将横向分割线拖动到标题行的下侧，再将纵向分割线拖动到A列的左侧（意思就是不进行纵向分割，如果您的表格同时需要纵向分割请自行操作）

　　3) 点击“窗口”菜单→“冻结窗格”命令，将分割好的窗口冻结起来，这时再试着翻动一下页面吧，是不是再也不会看不到报表的标题栏了。如图8所示就是最终的效果图

　　

　　图8

　　5. 快速转换Excel的行和列

　　【问 题】 互换工作表中的行列也是平时较为常见的一种情况，如果使用手工转换，不仅速度慢，还特别容易出错，像这种情况Excel有好的解决办法吗？

　　【小 飞】 对于行列转换来说，Excel的确也给我们提供了一个简单的方法，而且用的就是平时常用的粘贴命令，只不过这次是“选择性粘贴”

　　【方 法】

　　1) 首先选中要进行行列转换的表格，执行右键→“复制”命令。如图9所示

　　

　　图9

　　2) 然后将光标定位于新表格所在的区域，再次点击右键，执行“选择性粘贴”命令，然后在弹出的如图10所示窗口中勾选上“转置”复选框，点击确定就可以了。

　　

　　图10

3) 如图11所示就是转换完成的表格，看看是不是和自己想要的一模一样呢？

　　

　　图11

　　6. 不用格式刷，照样快速复制单元格格式

　　【问 题】 说起快速复制单元格的格式，大家一定都会想到使用格式刷命令，但要按小飞的说法，这个格式刷只是在对不相邻单元格进行复制时效率较高，而如果要复制格式的单元格正好和原单元格挨着时，用起来反而会不方便了

　　【小 飞】 对于紧挨在一起的单元格如果想批量复制单元格格式，最简单的方法就是使用单元格填充柄进行格式填充

　　【方 法】

　　1) 大家请先看一下如图12这张图表，我们的目的是想将A列的单元格颜色、字体、字号以及表格线等诸多格式都复制到其他列上，如果去使用格式刷就显得不那么方便了。

　　

　　图12

　　2) 首先将A列中所有带格式的单元格选中

　　3) 然后再将A列的单元格填充柄（就是选中后出现在最后一个单元格右下角的小黑方块）右键拖动到F列处

　　4) 在弹出的如图13所示菜单中执行“仅填充格式”命令即可。

　　

　　图13

　　5) 如图14所示就是最终的效果图。

　　

　　图14