一劳永逸去除Word文档修订和批注帮助

添加记录: 类别: Word 发布日期: 2007.05.26

（本文适用于Microsoft office word 2003、Microsoft word 2002。）

您从同事的电子邮件中收到一个文档，它对于您要制作的文档来说可能是一个很好的起点，于是您用新名称保存了它并按你的需要进行定制。您没有在意您的同事在原始文档中留的批注，因为在您的副本中没有看见它们。现在您准备把文档传递到客户手中，但是您要送给他们的是您最后的完成文档，而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大杂烩。

或者您使用了 word 中的修订功能来保持跟踪您对简历所做的修改，现在您要把简历寄给可能的雇主。但是，请注意，他看到的应该是您的编辑结果，而不是您达成结果的思考过程。

在这两种情况下，当接到文档的人报告说您的文档难以阅读，到处都是删除线、下划线和编上的批注框时，您可能感到很震惊。看!这就是您在简历中的目标陈述，还有三个带删除线的不同目标— 而您这一次要使用的目标却是用下划线文本显示的，您可能就得不到这份工作了。

这些文本在您发送文档的时候并不在其中。word 怎么会找到并显示这些内容的呢?要使 word 的表现如您所愿，应该怎么做?

理解修订功能

可能您已经在 word 中使用修订或批注功能，却没有意识到。通常在 word 跟踪更改时，它会用删除线格式显示删除内容，而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容与插入内容— 以及批注(或“注释”)— 都可显示在页边上的批注框中。

有各种方法可以隐藏修改或批注，但使用修订功能所作的修改会一直打开，而所有插入的批注也一直是文档的一部分，直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)为止。

注：关闭修订功能并不会从文档删除修订标记或批注。关闭修订会使您能修改文档而不存储插入内容与删除内容，以及将其显示为带删除线、下划线或批注框。

我该如何除去修订?

要除去修订和批注，您需要接受或拒绝更改，以及删除批注。这里就是方法:

1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”。

2.在“审阅”工具栏上，单击“显示”，然后确保下列每个项目旁边都出现对勾:

批注

墨迹注释(仅 word 2003 有)

插入和删除

正在格式化

审阅者(指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”。)

如果有项目旁边未出现对勾，则单击该项目以选择它。

3.在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。

4.在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。

重复步骤 3 和 4，直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。

注：如果您知道要接受所有更改，则单击“接受修订”旁边的箭头，然后单击“接受对文档所做的所有修订”。如果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要除去所有批注，您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。

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这些修订和批注怎么会在那里的?

您可能以为已经除去了批注或修订，或者您可能从别人那里收到文档却没有意识到它包含批注或修订。word 怎么会在您不知道的情况下存储了这些项目呢?

您或发送文档的人可能隐藏了修订或批注。但是隐藏它们并不等于删除它们，它们还留在文档中。根据您的 word 版本和所用的设置，修订或批注可能在您或别人打开文档时出现。

如果您不希望别人看到修订或批注，请在与他人共享文档前接受或拒绝修订并删除批注。无论您使用什么版本的 word 都应该这样，因为任何打开文档的人都可以很容易地显示现有修订或批注。

注：如果您使用 word 2003，则不太可能无意地分发包含修订标记和批注的文档，因为 word 2003 默认情况下是显示修订与批注的。

在哪里可以隐藏修订与批注

有几种方法可以隐藏修订标记与批注，并可能导致您以为它们不在文档中。

注：要显示“审阅”工具栏，指向“视图”菜单上的“工具栏”，然后单击“审阅”。

“显示以审阅”框在“审阅”工具栏上，“显示以审阅”框为审阅文档提供了四个选项。如果您选择“最终状态”或“原始状态”，修订标记和批注会隐藏。要显示修订标记，请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。

“显示”菜单您可以通过在“审阅”工具栏上的“显示”菜单上关闭批注和修订来隐藏它们。在“显示”菜单上标有对勾的项目会显示，没有对勾的项目会隐藏。要显示如“插入和删除”之类的项目，请在“显示”菜单上选择它。

隐藏标记的选项在 word 2003 中，“打开或保存时标记可见”选项可能关闭了。要打开该选项，单击“选项”(“工具”菜单)，然后在“安全性”选项卡上，选择“打开或保存时标记可见”复选框。